Έχω σύγχρονο σύστημα οργάνωσης  & λειτουργίας λογιστηρίου ;
Περιγραφή διαδικασιών και μεθοδολογία

ΠΡΟΛΟΓΟΣ

Ο σχεδιασμός του συστήματος εσωτερικής οργάνωσης του λογιστηρίου έχει σαν κύριο στόχο την διασφάλιση της διαφάνειας των οικονομικών συναλλαγών και την ορθή και έγκαιρη αποτύπωσή τους στα λογιστικά βιβλία.

Η διαδικασία αυτή κρίνεται απαραίτητη κατά το αρχικό στάδιο και περιλαμβάνει την δημιουργία βασικών εντύπων και την εφαρμογή διαδικασιών που θα διασφαλίζουν την ορθή λειτουργία και επικοινωνία των διαφόρων τμημάτων της όπως επίσης και τις σχέσεις της με το εξωτερικό περιβάλλον.

Το άτομο που εργάζεται στο λογιστήριο θα πρέπει εκτός των τυπικών προσόντων και γνώσεων να πληρεί και τις παρακάτω προυποθέσεις :

  • Διακρίνεται από ομαδικό πνεύμα, υπευθυνότητα και  συνεργάζεται αρμονικά με λοιπούς εργαζόμενους του τμήματος ή των άλλων τμημάτων, αλλά και τους εξωτερικούς συνεργάτες, κατόπιν εντολών του προϊσταμένου του, για την ολοκλήρωση των εργασιών  του τμήματός του.
  • Οφείλει να είναι τυπικός/η στην ώρα προσέλευσης και αποχώρησης του/της από την εργασία, στην εκτέλεση των καθηκόντων του/της και γενικά να τηρεί μια παραδειγματική στάση για τους συναδέλφους του
  • Έχει πάντα ευπρεπή εμφάνιση και συμπεριφορά προς Πελάτες, συναδέλφους και τρίτους.
  • Είναι υπεύθυνος για την καθαριότητα του προσωπικού χώρου του γραφείου του, αλλά και για την  γενικότερη ευταξία  του  χώρου του  γραφείου  του.
  • Ενημερώνεται και φροντίζει για την επιμόρφωση του/της σε θέματα του κλάδου και αντικειμένου  εργασίας του,  π.χ. παρακολούθηση σεμιναρίων κ.α..
  • Διεκπεραιώνει τις εργασίες που του ανατίθενται από τον Υπεύθυνο Λογιστηρίου, εντός και εκτός εταιρίας στην οποία και αναφέρει την εκτέλεσή τους μετά το πέρας τους.

ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΠΟΥ ΕΚΤΕΛΟΥΝΤΑΙ ΣΤΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ

Οι  βασικές εργασίες που πρέπει να εκτελούνται στο λογιστήριο οι οποίες και θα πρέπει να προσαρμόζονται σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες  τις διακρίνουμε σε καθημερινέςμηνιαίες και ετήσιες.

Καθημερινές εργασίες

  • Συγκεντρώνει, ελέγχει και καταχωρεί καθημερινώς:
  • Τα τιμολόγια αγορών ,εισαγωγών, ενδοκοινοτικών αποκτήσεων
  • Τις αποδείξεις πληρωμής
  • Τις αποδείξεις είσπραξης διαχωρίζοντας τις κάθε είδους κρατήσεις
  • Τις κάθε είδους τραπεζικές κινήσεις
  • Εκδίδει επιμελώς τιμολόγια παροχής και πώλησης
  • Τα διαμαρτυρημένα γραμμάτια και επιταγές των πελατών (σε συνεργασία με εμπορικό και νομικό σύμβουλο).
  • Κάθε παραστατικό που καταχωρείται θα πρέπει να έχει την ένδειξη“ καταχωρήθηκε” και  ν’ αναγράφει  το είδος του λογαριασμού.
  • Ελέγχει το ημερήσιο ταμείο, καταχωρεί τις εισπράξεις και τις πληρωμές. Παρακολουθεί τις ταμειακές εγγραφές (μεταφορά μετρητών από το ταμείο στο λογαριασμό όψεως, εξόφληση επιταγών, παρακολούθηση extrait κλπ). Ενημερώνει τη Διοίκηση για τυχόν διαφορές, αφού προηγουμένως κάνει τους απαραίτητους ελέγχους.
  • Συμφωνεί υπόλοιπα προμηθευτών και πελατών και τους ενημερώνει (τηλεφωνικά & γραπτά) για τυχόν διαφορές.
  • Ενημερώνει το Μητρώο Παγίων με την αγορά κάθε νέου παγίου ή διαγράφει κάποιο ήδη καταχωρημένο λόγω πώλησης ή καταστροφής του.
  • Συνδιαλέγεται μηνιαία με τράπεζες για την παρακολούθηση των υπαρχόντων λογαριασμών, την επιβεβαίωση των υπολοίπων και των κινήσεων.
  • Ελέγχει τα παραστατικά εξόδων – αγορών όλων των τμημάτων και θέσεων της εταιρίας (προμήθειες υλικών, αναλωσίμων, κ.λ.π.) με στόχο εντοπισμό υπερβάσεως ή ατασθαλιών και ενημερώνει τον Υπεύθυνο.
  • Ελέγχει τα παραστατικά εξόδων για προμήθειες όλων των τμημάτων και θέσεων της επιχείρησης (προμήθειες υλικών, αναλώσιμων, κλπ.) βρίσκει τυχόν διακυμάνσεις και ενημερώνει την Διοίκηση.
  • Τηρεί και ενημερώνει τη λογιστική παρακολούθηση της αποθήκης.
  • Αρχειοθετεί σε καθημερινή βάση όλα τα ελεγμένα και καταχωρημένα παραστατικά όχι ομαδικά αλλά αναλυτικά ανά κατηγορία και ανά χρονολογική σειρά. Τηρεί ολοκληρωμένο αρχείο όλων των εγγράφων, δημόσιων και μη, ανά θέμα.
  • Καταχωρεί τα απαραίτητα έντυπα για τη μισθοδοσία του προσωπικού. Φροντίζει για την ορθή συμπλήρωση της καρτέλας κάθε νεοπροσλαμβανόμενου ατόμου και την αναγραφή του στο ειδικό βιβλίο νεοπροσλαμβανόμενων.
  • Ενημερώνει έγκαιρα για κάθε μεταβολή των στοιχείων των εργαζόμενων στην επιχείρηση.
  • Εισάγει ή εισηγείται τροποποιήσεις / υπερτιμήσεις / αυξήσεις στο σύστημα μηχανοργάνωσης για λογιστικά και διοικητικά δεδομένα.
  • Φροντίζει για την πληρωμή των υποχρεώσεων της εταιρίας.

Εργασίες  του λογιστηρίου σε μηνιαία βάση.

Αποβλέπουν στο κλείσιμο του μήνα και την εκτύπωση των προβλεπόμενων βιβλίων

  • Εκδίδει τα τιμολόγια παροχής υπηρεσιών για όλες τις υγειονομικές μονάδες
  • Έλεγχος καταχώρισης όλων των παραστατικών του μήνα.
  • Έλεγχος απόδοσης των κρατήσεων (φόροι, ασφαλιστικές εισφορές κλπ) και διενέργεια των αντίστοιχων εγγραφών στα βιβλία της Γενικής Λογιστικής.
  • Συμφωνία λογαριασμών Γενικής Λογιστικής και Εμπορικής Διαχείρισης.
  • Καταχωρεί τις εγγραφές μισθοδοσίας στα κυκλώματα της Γενικής Λογιστικής
  • Μεριμνά για την πληρωμή των ασφαλιστικών εισφορών των κύριων και επικουρικών ταμείων.
  • Μεριμνά για την πληρωμή του Φ.Π.Α και λοιπών έμμεσων Φόρων & Φόρων Εισοδήματος, κατόπιν υπολογισμού του από τον Υπεύθυνο Οικονομικών (εξωτερικού συνεργάτη) , και τη συμπλήρωση των απαιτούμενων εντύπων.
  • Φροντίζει όλες οι μηνιαίες εκκαθαριστικές αποδείξεις εργαζομένων να είναι όλες υπογεγραμμένες προτού αρχειοθετηθούν. Φροντίζει για την πληρωμή τους μέσω τράπεζας.
  • Κάνει προτάσεις για τη βελτίωση οικονομικών ή περικοπές εξόδων που κρίνει μη ικανοποιητικές. Οι προτάσεις θα πρέπει να γίνονται εγγράφως.
  • Προετοιμάζει και καταρτίζει στην αρχή του μήνα πρόγραμμα εισπράξεων και πληρωμών για τον τρέχων μήνα και το παραδίδει έγκαιρα στη Διοίκηση.
  • Μεριμνά για την εκτύπωση στατιστικών σε μηνιαία βάση, τις οποίες και παραδίδει στη Διοίκηση. Επίσης μεριμνά για την εκτύπωση στατιστικών οποτεδήποτε χρειαστεί να ζητηθεί από τη Διοίκηση.
  • Συμπληρώνει το έντυπο « Κατάσταση εργασιών ελέγχου» του εκάστοτε μήνα.

Κατάσταση Εργασιών Ελέγχου Μηνός ………
Περιγραφή Ελέγθηκε
1 Συμφωνία λογαριασμών Γενικής Λογιστικής και Εμπορικής Διαχείρισης.
2 Έλεγχος καταχώρισης όλων των παραστατικών του μήνα
3 Καταχώρηση των εγγραφών μισθοδοσίας στη Λογιστική
4 Καταχώρηση παγίων στο μητρώο παγίων
5 Συμφωνία λογαριασμών τραπεζών με τα extrait της κάθε τράπεζας
6 Συμφωνία υπολοίπων πελατών
7 Συμφωνία υπολοίπων προμηθευτών
8 Συμφωνία κατάστασης γραμματίων
9 Συμφωνία κατάστασης επιταγών μεταχρονολογημένων
10 Πληρωμή ΦΠΑ και εγγραφή στην Λογιστική
11 Πληρωμή παρακρατούμενων φόρων και εγγραφή στην Λογιστική
12 Πληρωμή ασφαλιστικών εισφορών και εγγραφή στην Λογιστική
13 Πληρωμή επικουρικών ταμείων και εγγραφή στην Λογιστική.
14 Υπογραφή όλων των αποδείξεων των εργαζομένων
15 Συλλογή όλων των συμβάσεων που σύναψε η εταιρία

Εργασίες του λογιστηρίου σε ετήσια βάση.

  • Διενεργεί την απογραφή τέλους χρήσεως
  • Φροντίζει να παραλάβει όλες τις βεβαιώσεις παρακράτησης έγκαιρα οι οποίες είναι απαραίτητες για την σύνταξη της φορολογικής δήλωσης.
  • Ελέγχει και συμφωνεί τα υπόλοιπα τόσο των πελατών όσο και των προμηθευτών
  • Ελέγχει και διασταυρώνει όλα τα υπόλοιπα λογαριασμών.

Έργο του Φοροτέχνη Λογιστή εξωτερικού συνεργάτη, είναι η ορθή εφαρμογή των λογιστικών αρχών, η εποπτεία και η εφαρμογή διαδικασιών για τον προσδιορισμό της φορολογητέας ύλης και των αναλογούντων φόρων. Να κατευθύνει και να παρακολουθεί την εφαρμογή του όλου λογιστικού συστήματος της επιχείρησης έχοντας την εποπτεία-επίβλεψη αυτού.

Λογιστής εξωτερικός συνεργάτης

Ο εξωτερικός Λογιστής-Φοροτέχνης είναι μέρος μιας συνεχούς διαδικασίας επίλυσης προβλημάτων, με πολύ υψηλό επίπεδο ατομικών δεξιοτήτων, όπως την ικανότητά του να επικοινωνεί σωστά γραπτά και προφορικά, να παίρνει γρήγορες και σωστές αποφάσεις.

Ένας πραγματικά καλός Λογιστής  βοηθάει τους άλλους  να κερδίζουν χρήματα, προσθέτοντας αξία στην επιχείρηση. Ένας Λογιστής είναι πάνω από όλα χρήσιμος.

Είναι υπεύθυνος για την ορθή μεταφορά των οικονομικών δεδομένων από τα στοιχεία στα βιβλία εξασφαλίζοντας την εμπρόθεσμη καταχώρηση των στοιχείων. Επίσης για την ακρίβεια των δηλώσεων ως προς την συμφωνία αυτών με τα φορολογικά και οικονομικά δεδομένα που προκύπτουν από τα τηρούμενα βιβλία.

Επίσης είναι υπεύθυνος για την ορθή φορολογική αναμόρφωση των αποτελεσμάτων με τις δαπάνες που δεν αναγνωρίζονται και τις οποίες παραθέτει αναλυτικά σε κατάσταση που συνυποβάλλεται με τη δήλωση φορολογίας εισοδήματος.

Ο Λογιστής αναλαμβάνει την υποχρέωση να τηρεί πλήρη εχεμύθεια όσον αφορά τα οικονομικά στοιχεία και τις εργασίες της εταιρείας και να  μην αποκαλύπτει σε οποιονδήποτε τρίτο καμία εμπιστευτική πληροφορία ή τα οικονομικά στοιχεία ή τα συμφέροντα της Επιχείρησης ή των πελατών της ή των εταίρων της.

Οφείλει ο λογιστής να παρέχει τις επαγγελματικές υπηρεσίες του κατά τρόπο αντικειμενικό που να διασφαλίζει τη νομιμότητα στην παροχή των υπηρεσιών του  και την εγκυρότητα της εκφραζόμενης απ’ αυτόν επαγγελματικής γνώμης.

Οι εργασίες που εκτελεί ενδεικτικά είναι οι παρακάτω :

  • Ελέγχει την καταχώρηση των οικείων παραστατικών στα τηρούμενα σύμφωνα με τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. βιβλία και να παρακολουθεί την εφαρμογή του όλου Λογιστικού συστήματος της επιχείρησης. Είναι αυτονόητο πως ο Λογιστής δεν είναι δυνατόν να γνωρίζει για τις καθημερινές οικονομικές συναλλαγές της εταιρίας μιας και δεν είναι δυνατόν να γνωρίζει , ούτε με ποιους συνομιλεί ούτε με ποιους συναλλάσσεται, ούτε για τον τρόπο εξόφλησης των παραστατικών, επί της ουσίας ο Λογιστής παραλαμβάνει όλα ή μερικά παραστατικά, ελέγχει ή προβαίνει σε εγγραφές στα βιβλία της εταιρίας.
  • Συντάσσει, υπογράφει και υποβάλει τις περιοδικές δηλώσεις του Φ.Π.Α. στο σύστημα ηλεκτρονικών υπηρεσιών taxisnet.
  • Συντάσσει, υπογράφει και υποβάλει τις περιοδικές δηλώσεις του Ανακεφαλαιωτικών ενδοκοινοτικών αποκτήσεων.
  • Συντάσσει, υπογράφει και υποβάλει τις προσωρινές δηλώσεις παρακρατουμένων φόρων από επιχειρηματική δραστηριότητα.
  • Παρέχει γραπτά ή προφορικά, σε τακτά χρονικά διαστήματα, σύμφωνα με την πληροφόρηση που θα αντλείται από τα λογιστικά βιβλία, ενημέρωση για την εξέλιξη της οικονομικής-φορολογικής πορείας
  • Συντάσσει τις ετήσιες φορολογικές δηλώσεις εισοδήματος, της εκκαθαριστικής Φ.Π.Α. και την οριστική των παρακρατουμένων φόρων (Φ.Μ.Υ.).
  • Σύνταξη ετήσιων οικονομικών καταστάσεων.
  • Σύνταξη και υποβολή εκκαθαριστικής δήλωσης Φόρου Προστιθέμενης αξίας.
  • Σύνταξη και υποβολή οριστικής δήλωσης παρακρατούμενων φόρων από επιχειρηματική δραστηριότητα.
  • Σύνταξη και υποβολή Ε9 και ΕΤΑΚ.
  • Έλεγχος των πρακτικών της Γενικής Συνέλευσης και του Διοικητικού Συμβουλίου έτσι ώστε το περιεχόμενό τους να είναι εναρμονισμένο με τα προβλεπόμενα των διατάξεων της Φορολογικής και Εμπορικής νομοθεσίας.
  • Καταχώρηση των εγγραφών τακτοποίησης και των προβλέψεων καθώς και κλείσιμο των λογιστικών βιβλίων στο τέλος της χρήσης.
  • Σύνταξη του ισολογισμού, της κατάστασης αποτελεσμάτων και του πίνακα διάθεσης καθώς και του προσαρτήματος σύμφωνα με τις διατάξεις του κ.ν. 2190/20.
  • Σύνταξη και υποβολή συγκεντρωτικών καταστάσεων πελατών και προμηθευτών

 Καλύπτει και διεκπεραιώνει όλες τις υποχρεώσεις της επιχείρησης που απορρέουν από την απασχόληση των εργαζομένων στην επιχείρηση και την συναφή με αυτήν εργατική και ασφαλιστική νομοθεσία.

  • Υπολογίζει την μισθοδοσία μηνός
  • Συντάσσει τις μηνιαίες μισθολογικές καταστάσεις
  • Συντάσσει και υποβάλει Α.Π.Δ. στο ΙΚΑ και στο ΤΣΜΕΔΕ
  • Εκδίδει τις μηνιαίες εκκαθαριστικές αποδείξεις των εργαζόμενων
  • Έκδοση βεβαιώσεων εργοδότη
  • Έκδοση βεβαιώσεων παρακρατούμενων φόρων