Σχεδιασμός και Εγκατάσταση Εγχειριδίου Λειτουργίας Λογιστηρίου

Στόχοι έργου

Το έργο αποσκοπεί στην πλήρη διοικητική (αναδι)οργάνωση του Λογιστηρίου της εταιρίας η οποία θα επιτύχει τη βελτίωση της λειτουργίας της εταιρίας. Η (αναδι)οργάνωση του Λογιστηρίου της εταιρίας θα επιτευχθεί μέσω της κατάτμισης των διεργασιών του και του σχεδιασμού και εφαρμογής τυποποιημένων διαδικασιών.

 Τι είναι το εγχειρίδιο λειτουργίας

Το εγχειρίδιο λειτουργίας είναι η τεκμηρίωση με την οποία ένας φορέας- οργανισμός παρέχει καθοδήγηση στα μέλη και στους υπαλλήλους να εκτελούν τις λειτουργίες τους σωστά, λογικά και αποτελεσματικά. Είναι ένα σύνολο εγκεκριμένων, τυποποιημένων διαδικασιών για την ορθή εκτέλεση εργασιών. Δεν υποκαθιστά την κατάρτιση, αλλά επαρκεί για να επιτρέψει σε ένα εκπαιδευμένο και ικανό άτομο να προσαρμοστεί στις ειδικές διαδικασίες του οργανισμού.

Το εγχειρίδιο λειτουργίας βοηθά τα μέλη του οργανισμού να διεκπεραιώνουν αξιόπιστα και αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους με συνεπή αποτελέσματα. Ένα καλό εγχειρίδιο θα μειώσει το ανθρώπινο λάθος και θα ενημερώσει τον καθένα με ακρίβεια τι πρέπει να κάνει και ποιος είναι υπεύθυνος. Είναι μια βάση γνώσεων για τον οργανισμό και πρέπει να είναι διαθέσιμη για αναφορά όποτε χρειάζεται. Το εγχειρίδιο λειτουργίας είναι ένα έγγραφο το οποίο πρέπει να αναθεωρείται περιοδικά και να ενημερώνεται όποτε κρίνεται σκόπιμο για να εξασφαλιστεί ότι παραμένει σε ισχύ.

Τι περιλαμβάνει

Το εγχειρίδιο λειτουργίας περιλαμβάνει ενδεικτικά τα ακόλουθα:

  • Οργανωτική ιεραρχία
  • Περιγραφές θέσεων εργασίας
  • Τεκμηριωμένες διαδικασίες και συστήματα
  • Πολιτικές

Οργάνωση Λογιστηρίου

Αναμφισβήτητα η καρδιά μιας επιχείρησης είναι το λογιστήριο. Ένα άρτια οργανωμένο λογιστήριο μπορεί να συνεισφέρει  στην έγκαιρη και σωστή λήψη αποφάσεων εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα.

Σε πολλές περιπτώσεις η μη συμμετοχή στην παραγωγή τζίρου και κερδών έχει δημιουργήσει τη λανθασμένη εντύπωση ότι αυτό αποτελεί ένα μη αποδοτικό τμήμα της κάθε επιχείρησης, ένα αναγκαίο έξοδο χωρίς καμία ανταποδοτικότητα. Η επιχείρηση όμως όπως ο κάθε οργανισμός για να επιβιώσει και ν’ αναπτυχθεί πρέπει να παρουσιάζει μία «εσωτερική υγεία», η οποία συνίσταται στη σωστή οργάνωση και προγραμματισμό όλων των διαδικασιών εσωτερικής λειτουργίας και παραγωγής έργου. Σ’ αυτήν την εσωτερική οργάνωση το λογιστήριο και γενικότερα το οικονομικό τμήμα παρουσιάζει έναν κομβικό ρόλο.

Ένα σωστά οργανωμένο λογιστήριο παρέχει εχέγγυα εσωτερικής υγείας, εύρυθμης λειτουργίας των καθημερινών συναλλαγών της κάθε επιχείρησης αλλά και βοηθά στον προγραμματισμό και την τελική υλοποίηση όλων των επιχειρηματικών της σχεδίων για την περαιτέρω ασφαλή ανάπτυξη και πρόοδο.

Ένα ανοργάνωτο λογιστήριο χωρίς σωστές δομές και διαδικασίες μπορεί να προκαλέσει ένα εσωτερικό χάος σε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης (σχέσεις με πελάτες, με προμηθευτές, με το δημόσιο, με υπαλλήλους ακόμα κλπ) αποτελώντας μεγάλο βάρος που στην καλύτερη περίπτωση απλά καθυστερεί την παραγωγή έργου και στην χειρότερη μπορεί να υπονομεύει την ποιότητα του παραγόμενου έργου.

Το κυρίως πρόβλημα των επιχειρήσεων έρχεται από τα εσωτερικά στελέχη που αφενός είναι λιγότερο ενημερωμένα και περισσότερο απαθή στις εξελίξεις και αφετέρου είναι επιφυλακτικά στην εφαρμογή σύγχρονων μεθόδων και καινοτομιών ανατρέφοντας και διατηρώντας έτσι έναν εσωστρεφή χαρακτήρα.

Οφέλη εταιρίας από την εγκατάσταση εγχειριδίου λειτουργίας λογιστηρίου

Με το πέρας εφαρμογής η επιχείρηση θα έχει επιτύχει τους παρακάτω στόχους:

  • Την καλή οργάνωση του λογιστηρίου, η οποία εξασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης και τη μακροημέρευσή της.
  • Την αξιοπιστία στο σύστημα πληρωμών, η οποία ενισχύει την αξιοπιστία και «γλιτώνει» τον επιχειρηματία από οικονομικές «περιπέτειες», λάθη, παραλείψεις και πρόστιμα.
  • Το μεθοδικά καλοστημένο λογιστήριο, το οποίο δύναται να εξοικονομήσει χρόνο στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης, παρέχοντας οικονομικά δεδομένα όποτε χρειάζεται.
  • Τη συνδρομή στη λήψη ορθών αποφάσεων και στρατηγικών του επιχειρηματία, με την προσφορά έγκυρης και έγκαιρης ενημέρωσης
  • Την ανάπτυξη της επικοινωνίας και του ομαδικού πνεύματος εργασίας ανάμεσα στα μέλη του προσωπικού μέσω της εμπλοκής του στις διάφορες διεργασίες του συστήματος.
  • Την αναγνώριση ευκαιριών για αναπροσαρμογή των εξόδων και αύξηση του εισοδήματος της επιχείρησης.
  • Την αντιμετώπιση καθημερινών προβλημάτων.
  • Την εναρμόνιση με Ελληνική και Ευρωπαϊκή νομοθεσία.

  ΣΤΑΔΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΕΡΓΟΥ

 ΣΤΑΔΙΟ 1: Καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης

  • Επιθεώρηση στις εγκαταστάσεις του λογιστηρίου της εταιρίας προκειμένου να συλλεχθούν στοιχεία για την οργανωτική της δομή και τον τρόπο λειτουργίας της.
  • Καταγραφή και αρμοδιότητες των μελών του προσωπικού σε όλα τα επίπεδα και εξέταση των αλληλεπιδράσεων μεταξύ τους. Εξέταση, ανάλυση δεδομένης  οργανωτικής δομής (υπάρχοντος οργανογράμματος).
  • Δημιουργία νέου προτεινόμενου οργανογράμματος & κοινωνιογράμματος, που θα παρουσιάζονται οι σχέσεις θέσεων εργασίας καθώς και τα άτομα που καλύπτουν κάθε συγκεκριμένη θέση εργασίας (κοινωνιόγραμμα).

ΣΤΑΔΙΟ 2: Σχεδιασμός και ανάπτυξη εγχειριδίου

Συντάσσονται τα έγγραφα του Εγχειριδίου, τα οποία κατατάσσονται σε τρεις ενότητες:

  1. Διαδικασίες:

Προσφέρονται στους εργαζόμενους αναλυτικές διαδικασίες για το πώς επιτυγχάνεται  η αποτελεσματικότερη λειτουργία του Λογιστηρίου της επιχείρησης συμβάλλοντας στην αρτιότερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού και των λοιπών πόρων της επιχείρησης

  1. Οδηγίες εργασίας και ελέγχων:

Έχουν ως σκοπό την περιγραφή κάθε δραστηριότητας που υλοποιείται στο Λογιστήριο της επιχείρησης. Δίνεται η περιγραφή μεθόδων ελέγχου, οδηγιών ελέγχου και οδηγιών εργασίας.

  1. Έντυπα / αρχεία καταγραφής και τεκμηρίωσης:

Για κάθε διαδικασία και οδηγία εργασίας συντάσσονται έντυπα για τη σωστή καταγραφή και τεκμηρίωση τους, βάσει των οποίων γίνεται και η αποτελεσματική τήρηση όλου του συστήματος.

ΣΤΑΔΙΟ 3: Εφαρμογή και λειτουργία εγχειριδίου

Μετά την εκπαίδευση του προσωπικού και την αρχικό σχεδιασμό του Εγχειριδίου πραγματοποιείται η δοκιμαστική λειτουργία, όπου δίνεται έμφαση στην:

  1. Διενέργεια Ελέγχων και Καταγραφή τους
  2. Χρήση και Ενημέρωση των Αρχείων

ΣΤΑΔΙΟ 4: Παρακολούθηση σωστής εφαρμογής λογιστηρίου

Εφαρμογή του εγχειριδίου υπό την καθοδήγηση μας.

Εσωτερική επιθεώρηση για καταγραφή τυχόν αδυναμιών που προέκυψαν από την εφαρμογή.

Λήψη διορθωτικών ενεργειών και αναθεώρηση διεργασιών-εγγράφων εάν αυτό κριθεί απαραίτητο.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: Ενδεικτικές εργασίες Λογιστηρίου

Παραθέτουμε παρακάτω ενδεικτικά μερικές από τις βασικές εργασίες που πρέπει να εκτελούνται σε ένα οργανωμένο λογιστήριο οι οποίες διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση και θα πρέπει να προσαρμόζονται σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες :

  • Εκδίδει τα τιμολόγια των πελατών
  • Παραλαμβάνει καθημερινά τις εισπράξεις.
  • Συγκεντρώνει, ελέγχει και καταχωρεί καθημερινώς:
    • Τα τιμολόγια αγορών
    • Τα τιμολόγια και τις αποδείξεις δαπανών
    • Πληρωμές
    • Τιμολόγια εξόδων εισαγωγών
    • Τράπεζες
    • Προμηθευτές
  • Ελέγχει το ημερήσιο ταμείο, καταχωρεί τις εισπράξεις και τις πληρωμές και ενημερώνει τη Διοίκηση για τυχόν διαφορές, αφού προηγουμένως κάνει τους απαραίτητους ελέγχους.
  • Συμφωνεί υπόλοιπα προμηθευτών και πελατών και τους ενημερώνει (τηλεφωνικά & γραπτά) για τυχόν διαφορές.
  • Συνδιαλέγεται μηνιαία με τράπεζες για την παρακολούθηση των υπαρχόντων λογαριασμών, την επιβεβαίωση των υπολοίπων και των κινήσεων.
  • Προετοιμάζει και καταρτίζει στην αρχή του μήνα πρόγραμμα εισπράξεων και πληρωμών  για τον τρέχων μήνα και το παραδίδει έγκαιρα στη Διοίκηση.
  • Ελέγχει τα παραστατικά εξόδων για προμήθειες όλων των τμημάτων και θέσεων της επιχείρησης (προμήθειες υλικών, αναλώσιμων, κλπ.) βρίσκει τυχόν διακυμάνσεις και ενημερώνει την Διοίκηση.
  • Τηρεί και ενημερώνει τη λογιστική παρακολούθηση της αποθήκης.
  • Αρχειοθετεί σε καθημερινή βάση όλα τα ελεγμένα και καταχωρημένα παραστατικά.
  • Μεριμνά για την εκτύπωση στατιστικών σε μηνιαία βάση, τις οποίες και παραδίδει στη Διοίκηση. Επίσης μεριμνά για την εκτύπωση στατιστικών οποτεδήποτε χρειαστεί να ζητηθεί από τη Διοίκηση.
  • Συμμετέχει στην διενέργεια απογραφής τέλους χρήσεως
  • Καταχωρεί τα απαραίτητα έντυπα για τη μισθοδοσία του προσωπικού.
  • Φροντίζει οι μηνιαίες εκκαθαριστικές αποδείξεις εργαζομένων να είναι υπογεγραμμένες προτού αρχειοθετηθούν.
  • Ενημερώνει έγκαιρα για κάθε μεταβολή των στοιχείων των εργαζόμενων στην επιχείρηση.
  • Μεριμνά για την πληρωμή των ασφαλιστικών εισφορών των κύριων και επικουρικών ταμείων.
  • Μεριμνά για την πληρωμή του Φ.Π.Α και λοιπών έμμεσων Φόρων & Φόρων Εισοδήματος.

ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ

Το έργο θα ολοκληρώνεται σε 3-4 περίπου μήνες.

 

Στο γραφείο μας εφαρμόζουμε τίς πλέον σύγχρονες επιστημονικές μεθόδους λογιστικής και χρησιμοποιούμε τεχνολογικό εξοπλισμό τελευταίας γενιάς, προκειμένου να διασφαλίσουμε την ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχουμε.

Η ευρεία εμπειρία μας, συνδυαζόμενη με προσωπικό άρτια καταρτισμένο, μας επιτρέπει να χειριζόμαστε και να διεκπεραιώνουμε επιτυχώς κάθε αναλαμβανόμενη εργασία. Μπορούμε να καλύψουμε τις ανάγκες σας και να εξαλείψουμε τους φόβους σας. Μπορούμε να προσφέρουμε ποιότητα και ταχύτητα στην κατάλληλη τιμή.

Επικοινωνήστε μαζί μας και κερδίστε από την ποιότητα των υπηρεσιών μας. Βάλτε τάξη στην επιχείρησή σας και γίνεται αρωγοί στην προσπάθεια μας να προσθέσουμε αξία στην επιχείρησή σας.

Οι ιδιόκτητες εγκαταστάσεις μας βρίσκονται στην οδό Aγίας Σοφίας 100 στο κέντρο της Θεσσαλονίκης.